Avis de confidentialité des vendeurs/fournisseurs Digicel

Introduction

Chez Digicel, nous nous engageons à protéger la vie privée et la sécurité des données personnelles.

Cette Mention de confidentialité explique comment Digicel collecte et traite les données personnelles en lien avec nos relations avec des fournisseurs, fournisseurs, sous-traitants et partenaires commerciaux potentiels ou existants (collectivement, « Fournisseurs »). Elle s'applique aux personnes agissant au nom des fournisseurs, y compris les propriétaires, employés, dirigeants, administrateurs, entrepreneurs et représentants (collectivement « représentants autorisés »).

1.           Responsable des données

Les entités listées dans le Tableau 2 ci-dessous (collectivement et individuellement, « Digicel », « nous », « nous » ou « notre » dans cette Déclaration de confidentialité) sont les responsables des données personnelles traitées lors des activités de due diligence, d'intégration, de contrat et de gestion continue des relations de Digicel. L'entité de contrôle des données Digicel applicable pour vos données personnelles dépendra de l'engagement concerné, y compris l'entité menant le processus de due diligence ou de contrat, ainsi que de la juridiction dans laquelle les services sont proposés ou fournis.  Toutes les entités listées sont des filiales du groupe Digicel (« Groupe Digicel »).

Nous disposons d'une équipe de confidentialité du groupe qui traite les demandes relatives aux pratiques de confidentialité du groupe Digicel. Si vous souhaitez vous renseigner sur cet avis de confidentialité, nos pratiques de confidentialité ou vos droits légaux, vous pouvez contacter notre équipe de confidentialité en utilisant les informations énoncées à l'Élément 13 ci-dessous.

2.           Portée de cet avis

Objectif de cet avis de confidentialité et son application

Cette Mention de confidentialité s'applique aux données personnelles recueillies auprès de vous en tant que représentant autorisé d'un fournisseur. Il explique comment Digicel traite vos données personnelles lors de nos exercices de due diligence ou d'intégration lorsque vous utilisez ou interagissez avec notre Questionnaire de Due Diligence E&C ou toute autre activité en soutien à l'engagement entre le Fournisseur et Digicel, y compris les vérifications des antécédents.

3.          Les données que nous collectons sur vous

Les données personnelles, ou informations personnelles, désignent toute information concernant une personne à partir de laquelle cette personne peut être identifiée. Selon votre pays ou votre marché, cette définition peut également s'étendre aux informations personnelles identifiables pour les personnes décédées depuis moins de trente (30) ans. Les données personnelles ne doivent pas être étendues ni inclure des données lorsque des informations identifiables ont été supprimées (données anonymes) ou lorsqu'une personne ne peut être identifiée par l'ensemble de données.

Les données personnelles sont collectées auprès de tous les représentants autorisés de nos fournisseurs pour l'exécution d'un contrat ou pour mener le processus de due diligence. Nous pouvons collecter, utiliser, stocker et transférer différents types de données personnelles à votre sujet, que nous avons regroupées ci-dessous. Les informations que nous collectons à votre sujet et la manière dont nous les collectons peuvent varier en fonction des services fournis par le fournisseur et du pays dans lequel il opère.

• Les données d'identité incluent le nom complet ; des copies de votre carte d'identité avec photo (et toute information personnelle qui y figure, y compris la date de naissance, le sexe, le numéro d'enregistrement fiscal/numéro de sécurité sociale ou d'autres équivalents mondiaux).

• Les données de contact incluent l'adresse e-mail ; les numéros de téléphone.

• Organisation professionnelle et (de travail) Les données incluent le nom de l'entreprise ; l'adresse de l'entreprise ; la profession ; le poste/titre professionnel ; les participations en actions ; le numéro d'enregistrement fiscal de l'entreprise ; les documents d'enregistrement de l'entreprise.

• Les données marketing et communications incluent vos préférences pour recevoir du marketing de notre part et de nos tiers, ainsi que vos préférences de communication.

• Autres données telles que les relations avec le personnel de Digicel, l'exposition aux territoires sanctionnés, le statut politiquement exposé, les antécédents criminels et toute autre information jugée nécessaire pour l'une des finalités mentionnées à la Section 4, qui peuvent être recueillies auprès de nos tiers internes et externes, tels que définis dans le glossaire, avec ou avec votre consentement.

Nous ne cherchons pas intentionnellement à collecter des catégories spéciales de données personnelles à votre sujet. Les catégories spéciales de données personnelles peuvent inclure des détails sur votre race ou ethnie, vos croyances religieuses ou philosophiques, votre vie sexuelle, votre orientation sexuelle, vos opinions politiques, votre appartenance syndicale, des informations sur votre santé, ainsi que des données génétiques et biométriques.

Si vous ne fournissez pas de données personnelles

Lorsque nous devons collecter des données personnelles par la loi, des activités de due diligence préalable au contrat, ou selon les termes d'un contrat et que vous ne fournissez pas ces données lors de la demande, nous pourrions ne pas être en mesure d'exécuter le contrat que nous avons ou cherchons à conclure avec vous.

4. Comment vos données personnelles sont-elles collectées ?

Nous utilisons différentes méthodes pour collecter des données de vous et à votre sujet, notamment à travers :

• Interactions directes, où les informations sont collectées directement de vous ou de vos activités, avec votre consentement, y compris lorsque vous remplissez notre questionnaire de diligence raisonnable E&C ou lorsque vous interagissez autrement avec l'équipe Digicel.

• Tiers ou sources publiques. Nous pouvons recevoir et/ou partager toute donnée personnelle à votre sujet jugée nécessaire pour l'une des finalités mentionnées à l'article 4. En général, nous recevons ou partageons vos données personnelles de diverses sources publiques et/ou avec elles, ainsi qu'avec nos Tiers Internes, Externes et Spécifiques, tels que définis dans le Glossaire, une fois que nous aurons votre consentement.

5.          Comment utilisons vos données personnelles

Nous n'utiliserons vos données personnelles que lorsque la loi nous le permet. Le plus souvent, nous utiliserons vos données personnelles lorsque :

• Nous devons exécuter le contrat que nous allons conclure ou que nous avons conclu avec vous.

• C'est nécessaire pour nos intérêts légitimes (ou ceux d'un tiers) et vos intérêts et droits fondamentaux ne l'emportent pas sur ces intérêts.

• Nous devons respecter une obligation légale telle que la divulgation des forces de l'ordre ou le respect d'obligations réglementaires soumises à des politiques et procédures internes strictes (comme les périodes de conservation).

• Vous consentez à l'utilisation de vos informations. Le consentement peut être retiré à tout moment en nous informant ou en résiliant ou en annulant le contrat avec nous.

Finalités pour lesquelles nous utiliserons vos données personnelles

Nous avons présenté ci-dessous, sous forme de tableau, une description de toutes les façons dont nous prévoyons d'utiliser vos données personnelles, des bases juridiques sur lesquelles nous nous appuyons pour cela, et, le cas échéant, quels sont nos intérêts légitimes.

Notez que nous pouvons traiter vos données personnelles pour plusieurs motifs juridiques selon l'objectif spécifique pour lequel nous utilisons vos données. Veuillez nous contacter si vous avez besoin de détails sur le(s) fondement(s) juridique(s) spécifique(s) sur lesquels nous nous appuyons pour traiter vos données personnelles lorsque plusieurs motifs ont été énoncés dans le tableau ci-dessous.

Tableau 1: Finalités de l'utilisation de vos données personnelles

Marketing

Lorsque cela est pertinent, nous nous efforçons de vous offrir des choix concernant certains usages des données personnelles, notamment en matière de marketing et de publicité.

Nous obtiendrons votre consentement avant de partager vos données personnelles avec un tiers à des fins marketing.

Offres promotionnelles de notre part

Pour certains engagements avec des fournisseurs, impliquant un partenariat ou une coentreprise pour la production et l'approvisionnement de biens et services, nous pouvons utiliser les données que nous recueillons pour nous faire une idée de ce que vous pensez, en tant que représentant autorisé, souhaitez ou besoinrez, ou de ce qui pourrait intéresser votre entreprise. C'est ainsi que nous décidons quels produits, services, solutions et offres peuvent être pertinents pour engager de nouveaux engagements (nous appelons cela du marketing).

Vous pouvez recevoir des communications marketing de notre part en tant que représentant autorisé de l'entreprise, pour le Fournisseur, si vous avez demandé des informations de notre part et que vous n'avez pas refusé de recevoir des communications marketing directes.

Refuser

Vous pouvez nous demander d'arrêter de vous envoyer des messages marketing à tout moment en suivant les liens de désinscription, les instructions sur tout message marketing qui vous sera envoyé, ou via le contact d'un agent, de votre chargé de compte Digicel ou d'un autre représentant, pour demander à être retiré des communications par email marketing direct.

Lorsque vous refusez de recevoir ces messages marketing, cela ne s'appliquera à aucun système ou message fonctionnel concernant l'exécution d'un contrat avec votre entreprise.

6. Divulgations de vos données personnelles

Nous pouvons partager vos données personnelles avec les parties mentionnées ci-dessous pour les fins énoncées dans le Tableau 1 : Finalités de l'utilisation des données personnelles ci-dessus.

• Tiers internes tels qu'évoqués dans le glossaire.

• Tiers externes tels qu'énoncés dans le glossaire.

• Tiers spécifiques tels que listés sur notre liste des fournisseurs tiers Digicel.

• Tiers à qui nous pouvons choisir de vendre, transférer ou fusionner des parties de notre entreprise ou de nos actifs. Sinon, nous pourrions chercher à acquérir d'autres entreprises ou fusionner avec elles. Si un changement concerne notre entreprise, les nouveaux propriétaires pourront utiliser vos données personnelles de la même manière qu'indiqué dans cette Avis de confidentialité.

Nous exigeons que tous les tiers respectent la sécurité de vos données personnelles et les traitent conformément à la loi. Nous n'autorisons pas nos prestataires tiers à utiliser vos données personnelles à leurs propres fins et ne leur permettons de traiter vos données personnelles que pour des usages spécifiés et conformément à nos instructions.

7.           Transferts internationaux

Nous pouvons partager vos données personnelles au sein d'entités au sein du groupe Digicel.

Cependant, chaque fois que nous transférons vos données personnelles hors du pays d'origine, nous veillons à ce que cela leur soit accordé un degré de protection similaire en veillant à la mise en place d'au moins l'une des garanties suivantes :

• Nous ne transférerons vos données personnelles qu'aux pays jugés comme offrant un niveau adéquat de protection pour ces données.

• Lorsque nous utilisons certains prestataires de services, nous pouvons utiliser des contrats spéciaux garantissant un niveau de protection adéquat grâce à l'utilisation de mesures techniques et organisationnelles.

Veuillez nous contacter si vous souhaitez obtenir plus d'informations sur le mécanisme spécifique utilisé pour le transfert de vos données personnelles à l'international.

8.            Sécurité des données

Nous avons mis en place des mesures de sécurité appropriées pour éviter que vos données personnelles ne soient perdues, utilisées ou accédées de manière non autorisée, modifiées ou divulguées. De plus, nous limitons l'accès à vos données personnelles aux employés, agents, sous-traitants et autres tiers ayant un besoin professionnel de le savoir. Ils ne traiteront vos données personnelles que sur nos instructions, et ils sont soumis à un devoir de confidentialité.

Nous avons mis en place des procédures pour gérer toute violation de données personnelles suspectée et vous informerons, ainsi que tout régulateur compétent, d'une violation lorsque nous y sommes légalement tenus.

9.            Conservation des données

Combien de temps allez-vous utiliser mes données personnelles ?

Nous ne conserverons vos données personnelles que aussi longtemps raisonnablement nécessaire pour remplir les objectifs que nous avons collectés, y compris pour satisfaire à toute exigence légale, réglementaire, fiscale, comptable ou de déclaration. Nous pouvons conserver vos données personnelles plus longtemps en cas de plainte ou si nous pensons raisonnablement qu'il existe une possibilité de poursuites concernant notre relation avec vous.

Pour déterminer la période de conservation appropriée des données personnelles, nous prenons en compte la quantité, la nature et la sensibilité des données personnelles, le risque potentiel de préjudice lié à une utilisation ou divulgation non autorisée de vos données personnelles, les finalités pour lesquelles nous traitons vos données personnelles et la possibilité d'atteindre ces objectifs par d'autres moyens, ainsi que les lois applicables, exigences réglementaires, fiscales, comptables ou autres.

Les détails des périodes de conservation pour différents aspects de vos données personnelles sont disponibles dans notre calendrier de conservation, que vous pouvez nous demander en nous contactant à privacy@digicelgroup.com.

10.         Vos droits légaux

Dans certains pays et dans certaines circonstances, vous avez des droits concernant vos données personnelles. Vous pouvez avoir le droit de :

Demandez l'accès à vos données personnelles (communément appelé « demande d'accès à la personne concernée »). Cela vous permet de recevoir une copie des données personnelles que nous détenons à votre sujet et de vérifier que nous les traitons légalement.

Demandez la correction des données personnelles que nous détenons à votre sujet. Cela vous permet de faire corriger toute donnée incomplète ou inexacte que nous détenons à votre sujet, bien que nous puissions avoir besoin de vérifier l'exactitude des nouvelles données que vous nous fournirez.

Demandez l'effacement de vos données personnelles. Cela vous permet de nous demander de supprimer ou de supprimer des données personnelles lorsqu'il n'y a aucune raison valable pour que nous continuions à les traiter. Vous avez également le droit de nous demander de supprimer ou de supprimer vos données personnelles lorsque vous avez exercé avec succès votre droit de vous opposer au traitement (voir ci-dessous), lorsque nous avons traité vos informations illégalement ou lorsque nous sommes tenus d'effacer vos données personnelles pour respecter la législation locale. Notez cependant que nous ne pourrons pas toujours nous conformer à votre demande d'effacement pour des raisons juridiques spécifiques, qui vous seront communiquées, le cas échéant, au moment de votre demande.

Objection au traitement de vos données personnelles lorsque nous nous appuyons sur un intérêt légitime (ou celui d'un tiers) et il y a quelque chose dans votre situation particulière qui vous pousse à vous opposer au traitement sur ce fondement, car vous estimez que cela affecte vos droits et libertés fondamentaux. Dans certains cas, nous pouvons démontrer que nous disposons de motifs légitimes pour traiter vos informations qui l'emportent sur vos droits et libertés.

Demandez une restriction au traitement de vos données personnelles. Cela vous permet de nous demander de suspendre le traitement de vos données personnelles dans les scénarios suivants :

• Si vous voulez que nous établissions l'exactitude des données.

• Lorsque notre utilisation des données est illégale mais que vous ne voulez pas que nous les effacions.

• Où vous avez besoin que nous conservions les données même si nous n'en avons plus besoin, car vous en avez besoin pour établir, exercer ou défendre des réclamations juridiques.

• Vous vous êtes opposé à notre utilisation de vos données mais nous devons vérifier si nous avons des motifs valables et préjudiciables pour les utiliser.

Demandez le transfert de vos données personnelles à vous ou à un tiers. Nous vous fournirons, ou à un tiers que vous avez choisi, vos données personnelles dans un format structuré, couramment utilisé et lisible par machine. Notez que ce droit ne s'applique qu'aux informations automatisées auxquelles vous avez initialement donné votre consentement ou lorsque nous avons utilisé ces informations pour exécuter un contrat avec vous.

Si vous souhaitez vous renseigner ou exercer l'un des droits énoncés ci-dessus, rendez-vous dans notre Centre de confidentialité et de confiance ou contactez l'équipe de la confidentialité à privacy@digicelgroup.com.

Ce dont nous pourrions avoir besoin de vous

Nous pourrions avoir besoin de vous demander des informations spécifiques pour nous aider à confirmer votre identité et à garantir votre droit d'accès à vos données personnelles (ou d'exercer l'un de vos autres droits). C'est une mesure de sécurité pour garantir que les données personnelles ne soient divulguées à aucune personne qui n'a pas le droit de les recevoir. Nous pourrions également vous contacter pour vous demander plus d'informations concernant votre demande d'accélérer notre réponse.

Limite de temps pour répondre

Nous essayons de répondre à toutes les demandes légitimes dans un délai de soixante (60) jours. Parfois, cela peut nous prendre plus de soixante (60) jours si votre demande est particulièrement complexe ou si vous en avez fait un certain nombre. Dans ce cas, nous vous informerons et vous tiendrons informé.

11.         Glossaire

i.     FONDEMENT JURIDIQUE

L'intérêt légitime signifie l'intérêt de notre entreprise à mener et gérer notre activité afin de nous permettre de vous offrir le meilleur service/produit ainsi que la meilleure et la meilleure expérience sécurisée. Nous veillons à prendre en compte et à équilibrer tout impact potentiel sur vous (positif ou négatif) ainsi que sur vos droits avant de traiter vos données personnelles pour nos intérêts légitimes. Nous n'utilisons pas vos données personnelles pour des activités dont nos intérêts sont pris au détriment par l'impact sur vous (sauf si nous avons votre consentement ou que la loi l'exige ou autorise). Vous pouvez obtenir plus d'informations sur la manière dont nous évaluons nos intérêts légitimes face à tout impact potentiel sur vous concernant des activités spécifiques en nous contactant.

L'exécution du contrat signifie traiter vos données lorsque cela est nécessaire pour l'exécution d'un contrat auquel vous êtes partie ou pour prendre des mesures à votre demande avant de conclure un tel contrat.

Se conformer à une obligation légale signifie traiter vos données personnelles lorsque cela est nécessaire pour respecter une obligation légale à laquelle nous sommes soumis.

ii.    TIERS PARTIS

Tiers internes

D'autres entreprises du groupe Digicel peuvent agir en tant que contrôleurs conjoints ou traiteurs, et peuvent fournir des services informatiques et d'administration système, et/ou traiter des données personnelles via des rapports de direction. La liste comprend :

Tableau 2: Liste des responsables de traitement / affiliés Digicel

Tiers externes

• Les prestataires de services agissant en tant que processeurs fournissant des services informatiques et d'administration système.

• Des conseillers professionnels agissant en tant que traiteurs ou co-contrôleurs, y compris des avocats, banquiers, auditeurs et assureurs fournissant des services de conseil, de banque, juridique, d'assurance et de comptabilité.

• Les régulateurs compétents et autres autorités requises par la loi (qui peuvent agir en tant que traiteurs ou contrôleurs conjoints), peuvent exiger des rapports sur les activités de traitement dans certaines circonstances.

Tiers spécifiques

Tableau 3: Des tiers spécifiques et leurs services

12.          Modifications de l'Avis de confidentialité et votre devoir de nous informer des changements

Nous nous efforçons de maintenir notre Avis de confidentialité sous révision annuelle. Cette version a été mise à jour pour la dernière fois le 14 Avril 2026.

Il est important que les données personnelles que nous détenons à votre sujet soient exactes et à jour. Merci de nous tenir informés si vos données personnelles évoluent au cours de votre relation avec nous.

13.          Comment nous contacter en lien avec nos pratiques de confidentialité

Pour tous les commentaires, préoccupations et plaintes concernant cet avis, nos pratiques de confidentialité ou pour exercer vos droits à la vie privée, vous pouvez contacter l'équipe de confidentialité par les moyens suivants :

• E-mail : privacy@digicelgroup.com

• Site web : Centre de confidentialité et de confiance